上司から突然、「会議の進行をお願いします」と言われたら、あなたならどうしますか？
初めて会議の進行を任されると、緊張や不安を感じるのは当然ですが、適切な準備と心構えがあれば、誰でもスムーズな会議を進行することができます。
ビジネスシーンでは、会議は意思決定、情報共有、問題解決のための重要な手段です。
しかし、会議が効果的に進行されないと、時間の無駄や生産性の低下を招くことになります。
この記事では、会議進行スキルの重要性と、そのスキルを向上させるための具体的なコツについて解説します。
会議進行スキルの重要性
効果的なコミュニケーションの促進
会議進行スキルが優れていると、参加者全員が意見を述べやすい環境が整います。
これにより、情報の共有がスムーズになり、誤解や伝達ミスを減らすことができます。
時間の有効活用
ビジネスでは時間が非常に重要です。
適切に進行されない会議は、参加者の貴重な時間を浪費します。
進行スキルを持つリーダーは、会議を効率的に進めることで、必要な時間内に重要な議題を全てカバーすることができます。
意思決定の質の向上
進行スキルが高いと、議題ごとのディスカッションが深まり、より質の高い意思決定が行われます。
これにより、企業の戦略やプロジェクトがより成功に導かれます。
チームのモチベーション向上
会議が円滑に進むと、チームメンバーは自分たちの意見が尊重され、反映されていると感じます。
これがチームの士気を高め、モチベーション向上に繋がります。
会議進行スキルを向上させるコツ
明確なアジェンダを作成する
会議を効果的に進行するためには、事前に明確なアジェンダ（予定表）を作成することが重要です。
アジェンダには、議題、目的、時間配分を含め、参加者全員に共有しておくと良いでしょう。
時間管理を徹底する
会議の時間管理は非常に重要です。
各議題に対して適切な時間を割り当て、その時間内に議論を終えるよう努めましょう。
時間を守ることで、会議全体がスムーズに進行します。
ファシリテーターの役割を果たす
進行役（ファシリテーター）として、全員が発言しやすい環境を作ることが大切です。
●ファシリテーションとは？
ファシリテーション（facilitation）とは、一言でいうと「会議やミーティングを円滑に進める技法」のこと。
具体的には、参加メンバーの発言を促しながら、多様な意見を瞬時に理解・整理していき、重要なポイントを引き出しつつ、議論を広げ、最後には議論を収束させ合意形成をサポートする、こういった一連の行動を指す。
特定の人だけが話すのではなく、全員の意見を引き出すよう心掛けましょう。
必要に応じて質問を投げかけ、ディスカッションを促進します。
具体的なアクションプランを決定する
会議が終わったら、具体的なアクションプランを決定し、誰が何をいつまでに行うかを明確にします。
これにより、会議で決定した事項が確実に実行されます。
フォローアップを欠かさない
会議終了後、フォローアップを行うことも重要です。
議事録を作成し、参加者全員に共有します。
また、アクションプランの進捗状況を定期的に確認し、必要に応じて調整を行います。
テクノロジーを活用する
会議では、様々なテクノロジーを活用することで効率を上げることができます。
例えば、オンライン会議ツールやプロジェクト管理ソフトを使用することで、リモートでの参加者とも円滑にコミュニケーションが取れます。
よくある課題とその対策
参加者の集中力が続かない
会議が長時間にわたると、参加者の集中力が低下することがあります。
これを防ぐためには、会議の時間を適度に区切り、必要に応じて休憩を挟むと良いでしょう。
また、議題の優先順位をつけ、重要なトピックを先に扱うことも効果的です。
議論が脱線する
議論が本題から外れてしまうことはよくあります。
これを防ぐためには、ファシリテーターが適宜議論を元に戻す役割を果たすことが重要です。
脱線した話題は「後で話す」として、必要なら別の会議で扱うようにします。
意見が偏る
特定の人だけが話すことで、会議の意見が偏ることがあります。
ファシリテーターは、全員に発言の機会を均等に与えるよう心掛け、特に発言が少ない人にも積極的に意見を求めるようにします。
結論が出ない
会議が終わっても具体的な結論が出ないことがあります。
これを防ぐためには、会議の目的を明確にし、その目的に向けた議論を進めることが重要です。
また、時間内に結論を出すために、議論を適切にまとめるスキルも必要です。
まとめ
会議進行スキルは、ビジネスにおいて重要なリーダーシップの一環で、ビジネスの成功に欠かせない重要なスキルです。
明確なアジェンダの作成、時間管理、全員の意見を引き出すファシリテーション、具体的なアクションプランの決定とフォローアップ、テクノロジーの活用など、これらのポイントを押さえることで、会議の生産性と効果を大いに高めることができます。
適切に進行された会議は、組織全体のコミュニケーションを円滑にし、意思決定の質を向上させ、チームのモチベーションを高める効果があります。
これらのスキルを磨き、ビジネスシーンでの成功に繋げてください。
では、また。
