仕事が増えすぎて、自分のキャパシティを超えてしまうことは、多くの人が経験する問題です。キャパシティオーバーに陥ると、ストレスや効率の低下が引き起こされ、結果として生産性が大幅に低下することがあります。この記事では、キャパシティオーバーを防ぐための効果的な対処法と、実際に使えるアドバイスをご紹介します。
キャパシティオーバーになりやすい人の特徴
真面目過ぎる人はとくにキャパシティオーバーに陥る傾向があります。真面目さは素晴らしい資質ですが、真面目な人ほど責任感が強く、仕事を完璧にこなそうとします。多くの仕事を引き受けたり、完璧を求めるあまり細部にまでこだわりすぎたり、自分で全てをやろうとしたりする傾向があり、結果的に業務の効率が低下し、時間内に業務が処理できなくなってしまいます。
また、プライベートの悩みが多い人もキャパシティオーバーに陥りやすい傾向にあります。プライベートの悩みや問題が積み重なると、それに対処するために時間やエネルギーが割かれ、仕事に向ける時間やエネルギーが不足し、その結果、仕事の効率が低下し、キャパシティを超えてしまうことがあります。
実践的な5つの対処法
それでは、キャパシティオーバーに陥らないための5つの対処法をご紹介します。
1，タスクの優先順位を見直す
タスクの優先順位を明確にすることで、重要な仕事に集中できるようになります。毎日のタスクをリスト化し、重要度や緊急度に応じてランク付けすることで、効率的に仕事を進めることができます。
箇条書きにしてタスクを可視化する
まずは、タスクの可視化をしてみましょう。紙やデジタルツールに自身のタスクを書き出すことで、やるべきことが明確になりますので、見落としや重複したタスクの発生を防ぎ、余分なストレスを減らすことができます。
優先順位を決める
業務内容を箇条書きで書き出しができたら、次はタスクの優先順位を決めます。仕事の内容によっては、午前中までに仕上げなくてはならない仕事であったり、午後にまわしても大丈夫なものがありますので、慣れるまではそういった制限のあるタスクから優先に順位を決めてみましょう。
慣れてきたら業務の重要度という点も含めて優先順位を決めてみるのも良いと思います。
チェックボックスを使って管理する
タスクの優先順位が決まったらチェックボックスを記入し、タスクが完了した際にチェックを入れていきましょう。チェックボックスを使うことで、未完了のタスクを視覚的に把握することができるので、やり残したことがないかを簡単に確認できるようになります。常に自身の近くに置いて、タスクが完了次第こまめにチェックをしていきましょう。
2，自身のスケジュールを適切に管理する
時間管理は、キャパシティオーバーを防ぐための基本です。仕事のスケジュールをしっかりと計画し、必要に応じて調整することで、無駄な時間を減らし、効率的に仕事を進めることができます。現代では昔と違い、自身のスケジュールであったり、上司のスケジュールなどをシステム上で管理・共有できるようになっていますので、そういった場に自身のタスクを組み込むことで、自身の時間を効果的に使うことができます。
また、アナログのカレンダーを使用しても構いません。システムは起動しないと見れませんが、カレンダーであれば常に可視化されていますので、よりスケジュールを管理していくのが容易かと思います。
これらによって、タスクの達成に必要な時間やリソースを適切に見積もることができますので、過度な負荷を回避することができます。
3，周囲と積極的にコミュニケーションをとる
職場での周囲とのコミュニケーションは非常に重要です。上司や同僚と適切に連携し、自身のキャパシティを超えそうな場合は早めに相談することで、負担を軽減することができます。
とはいえ、自身からコミュニケーションをとることが苦手な人もいると思います。そういった方は下記のような、小さなステップから徐々にコミュニケーションをとっていきましょう。
まずは挨拶から始めてみましょう
仕事をする上での基本ですね。『仕事は挨拶に始まり、挨拶に終わる』なんて言葉を聞いたことがあると思いますが、まずは挨拶から始めてみてください。これをきっかけに、自身から声を掛けるということに対して免疫をつけていきましょう。
周囲の会話を注意深く観察する
会議やグループディスカッション、ミーティングなどに参加する機会があれば尚良いですが、周囲の日常会話でも構いません。周囲の人たちはどのように受け答えをしているのか、どのように言葉を投げかけているのかなど、注意深く観察して、コミュニケーションのとり方や姿勢を学びましょう。
周囲からのフィードバックを大切に
周囲と関わる中で、姿勢や言葉遣いなどについて、直接注意を受ける場合があります。時には陰口を聞いてしまうこともありますが、マイナスに受けとってはいけません。自身にとって成長の機会だとプラスに受け止めて、今後のコミュニケーションに活かすようにしましょう。
他者からのフィードバックは、コミュニケーションスキルを向上させるためのきっかけになりますので、他者の声を尊重して自身の糧にしてしまいましょう。
4，しっかり休息をしてストレスを管理する
ストレスはキャパシティオーバーの大きな要因となります。休息の時間にはしっかり身体を休めて、日々のストレスを管理することは非常に重要です。とくに長時間連続して業務を行うことは、心身に大きなストレスを与える要因となり、集中力や注意力の低下を招き、パフォーマンスの低下やミスを引き起こしやすくなることが、今まで多くの研究や実践で示されています。
とある脳科学の研究では、『人の集中力の持続時間はせいぜい90分が限界』と言われていて、これを1つの根拠として大学の講義も90分とされています。適切な休息を取ることで心身の疲れやストレスが緩和され、高いパフォーマンスを発揮したそうです。
他にも、軽いストレッチや深呼吸などを取り入れるだけでも、身体の疲れを和らげたり、ストレスを軽減したりと、心身のリフレッシュが図れますので、集中力の切れやストレスを感じたら、ぜひやってみてください。
5，『断る勇気』を持つ
仕事の依頼を断ることは、悪いことではありません。むしろ自己管理や他者との信頼関係を構築する上では重要なスキルです。無理をしてすべての依頼を引き受けてしまうと、自身のキャパシティを超えてしまい、結果的にタスクが完了できなかったり、クオリティが下がってしまったり、大きなミスをして周囲からの信頼を失う可能性もあります。
無理をして後から約束を守れないよりも、最初に誠実に断ることで信頼関係を築くことができますので、自身の限界を理解したうえで、必要に応じて依頼を断ることも覚えておきましょう。
その他アドバイス
自身にとってのメンター探し
経験豊富なメンターからアドバイスや指導を受けることで、自身のスキルや知識を向上させたり、キャパシティに余裕を作ることができます。ただし、経験豊富だからといって、上司や先輩であれば誰でも良いわけではなく、あなたにとって尊敬できる人でなくてはなりませんので、まずはあなたにとってのメンターとなる人を見付けましょう。
メンターの普段の仕事の進め方や話し方などからも、良い部分を見て学び取ることができますし、いざという時に相談できる人（メンター）がいる安心感から、気持ちに余裕をもってタスクに臨めますので非常におすすめです。
まとめ
キャパシティオーバーを防ぐためには、タスクの優先順位を見直し、時間管理を徹底し、コミュニケーションを円滑にし、ストレス管理を行い、リソースを有効活用することが重要です。これらの方法を実践することで、ストレスフリーな仕事環境を実現し、生産性を向上させることができます。少しでもこの記事を参考に、余裕のあるビジネスライフを目指していきましょう。
では、また。
